Nadmiar dokumentów bardzo często doprowadza do sytuacji, w których mogą się one zgubić. W wielu przedsiębiorstwach takiej dokumentacji z dnia na dzień przybywa i odnalezienie potrzebnych dokumentów w stosie innych staje się bardzo trudne. Alternatywą dla tego typu sytuacji jest elektroniczny obieg dokumentów, który zapobiega się ich zagubieniu. Czym tak dokładnie jest ten system oraz jakie są zalety i wady korzystania z tego elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów – co to takiego?

Elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny, który służy do zarządzania dokumentacją pomiędzy pracownikami firmy. Dzięki jego wykorzystywaniu problem z ewentualnym zagubieniem ważnych danych zdecydowanie się zminimalizuje. Obieg dokumentów w elektroniczny sposób powinien być zgodny z określonymi działaniami, które zachodzą w danej firmie. Wówczas pracownicy w tym przedsiębiorstwie będą mieli dostęp do określonych dokumentów w obiegu elektronicznym, który zostanie przydzielony im uprawnieniami do wykonywania danego zadania czy jakiegoś projektu. System informatyczny, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów umożliwia także rejestrację czy uporządkowywanie dokumentów oraz wiele innych działań związanych z zarządzaniem dokumentacją. Należy tutaj także podkreślić, że wszystkie działania powiązane z elektronicznym obiegiem dokumentów znacznie przyspieszają pracę pracownikom firmy.

Zalety i wady korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów

ZALETY I WADY KORZYSTANIA Z ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW

ZALETY

WADY

Wszystkie dokumenty ma się pod ręką i nie trzeba odnajdywać ich w segregatorach lub innych teczkach biurowych. Krótko mówiąc, ma się szybszy dostęp do informacji.

Niektórzy nie lubią czytać dokumentów z urządzenia i zanim dokonają tej czynności, muszą wydrukować dany dokument. A taka sytuacja prowadzi do dodatkowego wydruku dokumentów oraz wydłużenia czasu pracy.

Potrzebne dokumenty można z łatwością wyszukać i je kontrolować.

Poprzez korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów redukuje się liczba papierowej dokumentacji.

Można zaoszczędzić więcej czasu, ponieważ nie występują już takie problemy związane z wypełnianiem dokumentacji papierowej.

Można zaoszczędzić więcej pieniędzy, ponieważ nie trzeba wydawać ich już na artykuły piśmiennicze czy drukarskie.

Ze względu na prostotę obsługi tego systemu, nowi pracownicy nie będą mieli problemu z jego użytkowaniem.

Sytuacje związane ze zgubieniem dokumentów odejdą w zapomnienie.

Podsumowanie informacji na temat elektronicznego obiegu dokumentów

Na sam koniec należy stwierdzić, że z elektronicznego obiegu dokumentów korzysta coraz więcej przedsiębiorstw. A to dlatego, że dzięki takiemu systemowi informatycznemu praca wszystkich osób w przedsiębiorstwie zdecydowanie się przyspiesza. Już nie trzeba szukać jednego dokumentu przez długi czas, a także nigdzie się on już nie zapodzieje. Ma się wszystko w komputerze i za pomocą kilku kliknięć można wszystko tam odnaleźć. Jeśli jeszcze nie zdecydowałeś się na ten program, to powyższe zalety powinny postawić Cię w przekonaniu, że warto korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów.